OFGV | Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en vechtstreek ontvangt INK/EFQM-onderscheiding
Tijdens het OFGV Symposium ‘Vandaag begint de toekomst’ op 5 april jl. ontving OFGV de INK/EFQM Recognition for Excellence ***. OFGV is de eerste publieke organisatie in Nederland die deze erkenning behaalt.
Uit een door het INK uitgevoerd assessment kwam naar voren dat OFGV zich bewust is van zijn positie in het veld en zich grondig heeft voorbereid op de toekomst. De invoering van de nieuwe Omgevingswet is daarbij een belangrijk ijkpunt. De processen, de sturing en de dienstverlening is goed op orde. Voor zijn partners is OFGV een deskundige en betrouwbare partner. De medewerkers van OFGV zijn betrokken en enthousiast over hun werk. OFGV stelt zich kwetsbaar op en wil steeds leren. OFGV draagt actief bij aan de ontwikkeling van alle omgevingsdiensten in Nederland onder andere door het initiatief tot oprichting van de ODNL Academie.
De erkenning werd in ontvangst genomen door directeur Paul Schuurmans∴ en door hem symbolisch doorgegeven aan Paloma Stam, waarnemend directeur van OFGV. Het Symposium vond niet alleen plaats ter gelegenheid van het 10-jarig bestaan van OFGV, maar ook ter gelegenheid van het feit dat zijn markante directeur Paul Schuurmans met pensioen is gegaan.
Assessments
Het INK heeft een ruime ervaring in het assessen van organisaties. Doel is het identificeren van sterke kanten en kansen voor verbetering. Doel is ook een oordeel te geven over de consistentie waarmee de organisatie ernaar streeft waarde voor belanghebbenden te creëren en haar strategie te realiseren. Het INK/EFQM-model fungeert als leidraad, niet als norm. Het assessment is dan ook – in tegenstelling tot bijv. ISO-audits – niet gericht op het vaststellen van normconformiteit. De benadering in een INK-assessment is toekomst- en ontwikkelingsgericht.
De onafhankelijke positie van het INK en de strategische waarde van de feedbackrapporten worden zeer hoog gewaardeerd. Hoog gewaardeerd worden ook de INK-assessors. Praktijkmensen, door het INK opgeleid, om organisaties ontwikkelingsgerichte feedback te geven. Het betreft lijnmanagers, stafleden en consultants, die in teamverband onder de verantwoordelijkheid en de codes van het INK opereren. Deze codes hebben onder andere betrekking op onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid. Het doel van de assessors is bij te dragen aan uw verbeterproces. Een second opinion op sterke kanten en kansen voor verbetering en vernieuwing.
Assessments zijn beschikbaar voor verschillende niveaus van ontwikkeling.
Resultaat:
- Ter voorbereiding van het assessment vraagt het INK de organisatie een beknopt document op te stellen, waarin de organisatie wordt beschreven en waarin wordt verwezen naar relevante bestaande documenten. Het INK/EFQM-model dient daarbij als ‘kapstok’. Het opstellen van deze documentatie leidt intern vaak al tot een waardevolle dialoog over ‘Verbeteren en vernieuwen’;
- Een onafhankelijke beoordeling van sterke punten en kansen voor verbetering en vernieuwing door een multidisciplinair team. Een feedbackrapport gebaseerd op de aandachtsgebieden van het INK/EFQM-model. Dit rapport vormt een inspirerende impuls voor effectief veranderen. Sterke punten van een organisatie en kansen voor verbetering en vernieuwing. Daarnaast een management letter, waarin kort en krachtig de belangrijkste bevindingen en prioriteiten voor verbetering en vernieuwing worden teruggekoppeld;
- Mogelijkheid voor de organisatie om zich te onderscheiden als excellent, door aanmelding voor een INK/EFQM-erkenning op basis van het feedbackrapport en de beoordeling van het assessmentteam.
Doelgroep:
Integrale organisaties of divisies/units met een eigen resultaatverantwoordelijkheid, die het INK/EFQM-model gebruiken als hulpmiddel voor verbetering en vernieuwing. Organisaties die verbetering en vernieuwing een impuls willen geven door de frisse blik van geïnteresseerde, deskundige buitenstaanders. Voor zowel ‘starters’ als voor ‘gevorderde’ organisaties zijn er passende assessmentvormen.
Werkwijze
- Organisaties die een assessment overwegen adviseert het INK graag in een kosteloos oriënterend gesprek. Dat gesprek geeft inzicht in de vraag of en op welk niveau een assessment passend is en wat er aan voorbereiding moet worden gedaan.
- Als tot een assessment wordt besloten stelt de organisatie een bondige zelfevaluatie op. De vorm van deze zelfevaluatie hangt van het type assessment af dat is overeengekomen. Voor een volledig INK/EFQM-assessment gaat het om een rapport van circa tien pagina’s bijvoorbeeld op basis van het format van het INK-Managementdocument, aangevuld met bestaande documenten, zoals een meerjarenplan.
- Het INK beoordeelt of de zelfevaluatie voldoende basis voor het assessment biedt. Indien nodig wordt om aanvullende informatie gevraagd. De organisatie kan eventuele specifieke onderzoeksvragen of wensen ten aanzien van deskundigheidsgebieden van assessors meegeven.
- Het INK stelt een assessment team samen. Streven is een multidisciplinair team samen te stellen, waarin in elk geval één assessor met branchekennis is opgenomen. De definitieve teamsamenstelling wordt ter accordering aan de organisatie voorgelegd ter voorkoming van conflicts of interest.
- Het INK stuurt de documentatie naar de assessors, die zich individueel voorbereiden op het assessment.
- Het assessment team komt bij elkaar voor een voorbereidingsoverleg, waar desgewenst aan het eind een vertegenwoordiger van de organisatie bij aanwezig is. Assessors bepalen de inrichting van het assessment bezoek en leggen dominante onderzoeksthema’s vast.
- Assessors leggen een bezoek aan de organisatie af. Afhankelijk van het type assessment beslaat dat één dagdeel, één dag of drie dagen. Assessors interviewen gedurende dit bezoek managers en medewerkers op diverse niveaus in de organisatie.
- Het assessment wordt afgerond met een feedbackrapport, waarin per aandachtsgebied en per deelgebied van het INK-managementmodel sterke punten en gebieden voor verbetering worden benoemd. Tevens brengt het team een management letter uit.
- Onderdeel van de rapportage is een score op basis van het INK/EFQM-model.
Afhankelijk van de uitkomst van de assessment kan de auditrapportage gebruikt worden als aanmelding voor een INK/EFQM-erkenning. - Een onafhankelijke INK-jury beslist over de toekenning van deze erkenningen. De jury neemt voor haar oordeelsvorming kennis van het feedbackrapport en de door de assessors toegekende score. Daarnaast krijgt de jury verslag uitgebracht door de verantwoordelijke Assessment Team Leader.
Type Assessments
Assessment-light
Een assessment-light kan de vorm hebben van een project-validatie of een globaal assessment van de organisatie op basis van het INK/EFQM-model. Deze vorm is inzetbaar ook al heeft de organisatie nog geen uitgebreide ervaring met het werken met het INK/EFQM-model. Basis voor de Europese erkenning Committed to Excellence.
Een assessment light kan op basis van bestaande documentatie en een organisatiebezoek van één dag worden uitgevoerd. Het INK-managementmodel is referentiekader, maar de organisatie hoeft (nog) niet met het model te werken. Uitvoering is in handen van ervaren assessors. Een INK-assessment light is een prima start van een nieuwe planperiode. Op basis van een assessment light kan beoordeeld worden of een organisatie in aanmerking komt voor een Committed to Excellence erkenning.
INK/EFQM-assessment
Gedegen feedback van een multidisciplinair team van assessors op basis van documentstudie en interviews met leden van de organisatie. Waardevolle impuls voor u proces van verbetering en vernieuwing. Basis voor de Europese erkenning Recognised for Excellence.
Een INK/EFQM-assessment wordt uitgevoerd door een team van twee tot zes assessors. Dit team wordt zo divers mogelijk samengesteld. Er is branchekennis in het team aanwezig, maar vooral ook deskundigheid uit andere omgevingen. De teamsamenstelling wordt vooraf ter goedkeuring aan de organisatie voorgelegd. De organisatie kan tevens specifieke wensen aangeven ten aanzien van expertisegebieden die bij voorkeur in het team vertegenwoordigd zijn.
Het resultaat van een INK/EFQM-assessment kan benut worden om in aanmerking te komen voor een Recognition for Excellence op een niveau van drie, vier of vijf sterren.