Wittenburg Group is een innovatief familiebedrijf dat de ambitie heeft een excellente organisatie te worden. De organisatie zet daarvoor het nieuwe EFQM-model in. Ondersteund door het INK. Voor beide organisaties een mooie kans: Wittenburg Group krijgt de meest actuele benadering voor business excellence ter beschikking. Het INK kan deze nieuwe benadering toepassen in een vooraanstaand bedrijf dat goed presteert, maar de lat voor zichzelf hoger willen leggen.
Jeroen Vaartjes, Global Quality Assurance Manager Wittenburg Group en Ruud Stassen Counsel INK•next doen verslag van de pilot voor de toepassing van het EFQM-model bij Wittenburg Group.
Ruud: Wittenburg Group heeft zich in de afgelopen maanden een beeld gevormd van trends, belanghebbenden en hun belangen. Scenario’s voor de toekomst zijn bekeken en er zijn prioriteiten voor het ontwikkelproces vastgesteld. Een belangrijke onderdeel van het proces was het vaststellen van Kritische Succes Factoren (KSF-en). Gemeten wordt er een heleboel, maar waar stuur je nou op?
Jeroen: Het EFQM-model helpt om alle belangen en belanghebbenden goed in beeld te houden en van daaruit na te denken over KSF-en. In ons geval hebben we nog eens goed overwogen hoe we de ontwikkeling van onze medewerkers willen monitoren. Het gesprek over KSF-en hebben we met alle managers samen gevoerd. Iedereen hanteert vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid andere parameters. In het gesprek wordt duidelijk waar je op moet sturen om elkaar te versterken. Met het belang van een goede performance voor klanten en anderen belanghebbenden voor ogen natuurlijk!
Ruud: Het komt er nu op aan! Inmiddels zijn jullie een flink eind gevorderd met jullie organisatiebeschrijving in AssessBase, het online tool dat gebruikt wordt bij de voorbereiding van het EFQM-assessment.
Jeroen: Inderdaad, eind september vindt het assessment plaats. We leggen nu de laatste hand aan een samenhangende organisatiebeschrijving in AssessBase. Deze tool is ingedeeld naar de aandachtsgebieden van het EFQM-model. Gestructureerd komt aan de orde welk beleid je hebt uitgestippeld, hoe je het hebt geïmplementeerd en wat je doet om te checken of dat beleid ook werkt in de praktijk. Ook wordt stilgestaan bij de sturing op basis van de resultaten die je behaalt. In de tool nemen we korte beschrijvingen op en relevante documenten die we in de organisatie al hanteren.
Ruud: Hoe is het werken met AssessBase je bevallen?
Jeroen: Het mooie eraan is, dat je stap voor stap langs alle dwarsverbanden tussen de aandachtsgebieden van het EFQM-model wordt geleid. Daarnaast is het zo opgezet dat per aandachtsgebied op een systematische manier gereflecteerd wordt op aspecten zoals ‘deployment’ en ‘refinement’, dat maakt het verhaal van de organisatie compleet. Het biedt daarnaast de gelegenheid om met meerdere mensen tegelijk input te leveren, zo wordt het echt ons verhaal.
Ruud: De INK/EFQM-assessors bereiden op basis van jullie bijdragen in AssessBase hun assessment voor. Dat assessment is bedoeld om de sterke kanten van jullie organisatie uit te lichten, maar ook om jullie te voeden met verbetermogelijkheden. Met kansen voor de toekomst. Naast het bestuderen van de documentatie in AssessBase leggen de assessors een bedrijfsbezoek af en interviewen managers en medewerkers. Uiteindelijk geven zij een oordeel over de mate van business excellence die de organisatie heeft bereikt. Ze kijken ernaar uit om met jullie in gesprek te gaan. Wat zijn jouw verwachtingen van het assessment?
Jeroen: Alweer 2 jaar geleden ben ik na explorerende onderzoeken tot de slotsom gekomen dat Business Excellence wel eens een logisch vervolg kan zijn in de ontwikkeling van de Wittenburg Groep. Er ontstaan heel snel op elkaar veel mooie dingen, die dynamiek vraagt om een nieuwe kapstok (INK/EFQM). En het stopt voorlopig nog niet, tijdens het opstellen van het voorbereidende rapport merk ik opnieuw op dat we zijn blijven leren en groeien, maar dat er ook meteen een enorme samenhang in activiteiten is ontstaan en daardoor gerichtheid. We gaan uiteraard voor de Recogniton for Excellence, maar ik ben ook tegelijkertijd heel benieuwd naar de tips en nieuwe inzichten die we van de assessoren gaan ontvangen. Of we het nou halen of niet is niet zo heel belangrijk, de waarde van het model heeft zich inmiddels wel bewezen!
Ruud: Wittenburg Group zal de eerste organisatie in Nederland zijn, die een assessment op basis van het nieuwe EFQM-model aangaat. Het wordt een leerrijke ervaring!
